Geschäftsprozesse optimieren

Die betriebliche Aufgabenerfüllung ist in der Praxis häufig stark an der Funktions- bzw. Abteilungssicht orientiert. In der Folge kommt es regelmäßig zu Reibungsverlusten bei funktions- und abteilungsübergreifenden Abläufen. Hierin lassen sich Probleme wie Medienbrüche und Liegezeiten, Doppelarbeiten, unvollständige Information und Fehleranfälligkeit identifizieren. Lange Durchlaufzeiten stellen sich ein. Darüber hinaus sind betrieblich über Jahre gewachsene Geschäftsprozesse vielfach intransparent.

Es ist erforderlich, diese Symptome der aktuellen betrieblichen Situation kritisch zu hinterfragen. Damit ein Optimierungseffekt durch die Einführung neuer IT-Systeme wie ERP/WWS oder MES nicht ausbleibt, bietet die Reorganisation von Geschäftsprozessen die Chance im Rahmen einer Geschäftsprozessanalyse Abläufe zu hinterfragen und Verbesserungspotenziale der betrieblichen Abläufe zu realisieren (BPO/BPM).

Zu Recht werden auch im Zeitalter von ERP II hohe Erwartungen an die Optimierung von betrieblichen Abläufen durch die Einführung eines solchen IT-Systems geknüpft. Durch Echtzeitverfügbarkeit von unternehmensrelevanten Daten werden die Geschäftsprozesse beschleunigt und Entscheidungen markt- und zeitgerecht getroffen. Die festgelegte Abfolge von Bearbeitungsschritten im ERP-System erhöht für den Entscheider und Bearbeiter die Transparenz und Konsistenz von Workflows und Prozessen. Soweit der Wunsch vieler Mittelständischer Traditionsunternehmen.

In der Praxis stellt sich allerdings regelmäßig der Effekt ein, dass ein teuer angeschafftes ERP-System in seinem Nutzen verpufft und die Bearbeitung der Betriebsaufträge mit ebenso vielen Medienbrüchen und Liegezeiten, Doppelarbeiten, unvollständiger Information und Fehleranfälligkeit abläuft wie in der Ausgangssituation vor der Einführung des ERP-Systems. Der Optimierungseffekt bleibt aus. Ein gutes Beispiel für die Ursachen einer Stagnation der Optimierung lässt sich aus der in der Abbildung gezeigten Organisationsstruktur ableiten.

Problematik der ERP-Systemauswahl

Für die Suche nach einem neuen ERP-System (Enterprise Resource Planning) gibt es unterschiedliche Beweggründe. So kann beispielsweise eine bislang eingesetzte Standard-Software mit den gewachsenen Anforderungen des Unternehmens nicht mehr Schritt halten. Oder aber eine individuell programmierte Lösung kann nicht mehr mit vertretbarem Aufwand auf dem Stand der Technik gehalten werden; zudem mag der Abhängigkeitsgrad von den Programmierern als zu hoch angesehen werden.

Eine ERP-Auswahlsituation ist zunächst einmal dadurch gekennzeichnet, dass der Markt für ERP-Lösungen sehr breit ist: Im deutschsprachigen Raum sind weit über 200 Produkte verfügbar, die grundsätzlich für einen Einsatz zur Unterstützung der unternehmensspezifischen Geschäftsprozesse in Frage kommen. Um das richtige System für einen Gießereibetrieb zu finden, müssen daher die eigenen Anforderungen klar und in einem zweckmäßigen Detaillierungsgrad definiert und den Leistungsprofilen der Systeme und Anbieter gegenübergestellt werden.