Vertragsgestaltung

Herstellerunabhängiges Beratungsangebot zur Gestaltung von Softwareverträgen

Im Rahmen der Vertragsverhandlungen mit dem Software-Anbieter beachtet das AIP mehrere Aspekte. Die wohl entscheidenden sind die Konditionen (Lizenzen, Honorare, Gebühren etc.) und die Leistungserfüllung (Standardfunktionalitäten, Anpassungen, Schnittstellen) der ERP-Software. Des weiteren ist es Entscheidend, unabhängig vom Software-Anbieter (SAP, Infor, Abas, AP, Sage bäurer, Ordat oder einem der weiteren 250 Anbieter) folgende Situation zu antizipieren: Die Softwarelösung erfüllt trotz vielfacher Prüfung Funktionen nur mangelhaft. Zu solchen Situationen kann es kommen, wenn es dem Softwareanbieter gelingt, durch vielfältige Versprechungen die kritischen Bedenken des Anwenders auszuräumen. Das AIP-Institut hilft hier dem Anwender, solche Situationen zu vermeiden.

Ziel des AIP ist es, ein Vertragswerk aufzubauen, um beispielsweise folgendes zu ermöglichen: eine vertraglich gestützte Kontrolle der Software-Einführung mit Blick auf die seitens des Software-Anbieters zugesagten funktionalen Erfüllungsgrade, den Ausschluss von Nachforderungen des Software-Anbieters in der Phase der Softwareeinführung, ein vertraglich gestützter Nachbesserungs- bzw. Minderungsanspruch des Software-Anwenders und eine Rückabwicklung im Falle eines Scheiterns der Software-Einführung.

Vorgehensweise bei der Vertragsgestaltung

Im einzelnen sind die folgenden Konditionen bedeutsam, die zwischen dem Anwender und dem Softwareanbieter vereinbart werden sollten:

• Lizenzpreise der Software
• Wartungsgebühr und Hotline der Software, inkl. der Updates
• Honorar für Dienstleistungen, die durch den Software-Anbieter erbracht werden
• funktionale Anpassungen an die Software
• Schnittstellen zu Fremdprodukten
• Spesen und weitere Nebenkosten
• Hardwarepreise
• etc.

Die notwendigen Arbeitsschritte des AIP sind:

1. Vorbereitung der Vertragsverhandlungen sowie Ausarbeitung von Verbesserungsvorschlägen am Vertragswerk

• Überprüfung der Angebote bezogen auf z.B. AGB, Hardware, Softwarelizenzen, Wartungsgebühren, Dienstleistungen wie Schulung, Organisationsberatung, Installation, Customizing etc.
• Schriftliche Ausarbeitung zu den Änderungs- und Verbesserungsvorschlägen (i.d.R. auf einer Kopie der Vertragsunterlagen, ggf. jedoch auch Zusatzerklärungen als Anlage)
• Kommunikation mit dem Softwareanbieter (parallele Information des Projektteams) zur Klärung noch offener Fragen, zur Vorbe reitung erforderlicher Umformulierungen usw.

2. Moderation und begleitende Unterstützung bei den Vertragsverhandlungen

3. Dokumentation der Vertragsverhandlungen mittels eines detaillierten Protokolls, das als Zusatzvertragsvereinbarung genutzt wird

4. Abschließende Überprüfung des neuen Vertragswerkes des Softwareanbieters auf Umsetzung der verhandelten Ergebnisse

5. Weitere Empfehlungen durch das AIP

Der Erfolg einer gelungenen Software-Einführung ist nicht nur von diesen Rahmenbedgingungen abhängig. Wichtig ist auch die zu fordernde Mitarbeitspflicht des Software-Anwenders in Gestaltung und Organisation der Software.

Foto: Kriss Szkurlatowski