Einführungsbegleitung

Herstellerunabhängige Beratung bei der Einführung von IT-Systemen

Nach der Auswahl eines IT-Systems und der Vertragsgestaltung mit dem Softwareanbieter beginnt die wichtige Phase der Einführung des neuen IT-Systems. An dieser Stelle zeigt sich, wie systematisch der Auswahlprozess durchgeführt und welche Vereinbarungen in das Vertragswerk aufgenommen wurden.

Aus der Erfahrung des AIP-Instituts sollten für ein Einführungsprojekt folgende Vorarbeiten geleistet worden sein: Der Projektplan, in dem der Einführungsprozess mit den verschiedenen Phasen und Meilensteinen spezifiert ist, ist fertig. Die Projektorganisation mit Benennung der verantwortlichen Projektleiter und Projektmitarbeiter, sowohl seitens des Softwareanbieters als auch seitens des Unternehmens steht. Das Anforderungsprofil bzw. Pflichtenheft, welches das Ergebnis des Auswahlprozesses darstellt und als verbindlicher Vertragsbestandteil aufgenommen wurde, steht fest. Optimalerweise liegen die aufgenommenen Soll-Geschäftsprozesse als verbindlicher Vertragsbestandteil oder als Prozessleitfaden vor, soweit diese Prozesse verfügbar sind.  

Vorgehensweise bei der Einführung von IT-Systemen

Vielen Unternehmen ist es leider nicht bewusst, dass die Neueinführung eines IT-Systems ein umfangreiches Projekt darstellt, dessen Ausmaß trotz aufwendiger Vorarbeiten und Referenzen oftmals unterschätzt wird.

Häufig werden folgende Kardinalfehler begangen:

• Die mit einer Einführung verbundenen Ziele sind zwischen den Vertragsparteien nicht definiert oder nicht ausreichend bekannt.
• Zeitgleich mit der Neueinführung eines IT-Systems wird ein Reengineering mit umfangreichen Organisationsänderungen geplant.
• Der Projektplan ist nicht realisierbar. Sowohl Unternehmen als auch Softwareanbieter neigen zur Überdimensionie rung von Einführungsprojekten und versuchen aufgrund der gegebenen neuen Möglichkeiten, zeitgleich din allen Unternehmensbereiche die IT zu verändern.
• Interne Ressourcen werden nicht zur Verfügung gestellt und die beteiligten Mitarbeiter nicht von ihrem Tagesgeschäft entlastet.
• Die Einführung erfolgt aus der IT-Abteilung, die Fachabteilungen werden nicht ausreichend einbezogen.
• Das Projektmanagement wird sowohl beim Softwareanbieter als auch beim einführenden Unternehmen als lästiges Beiwerk angesehen und vernachlässigt.

Während des Einführungsprojektes ist dann oftmals eine zunehmende Verunsicherung bei allen Projektbeteiligten und bei der Unternehmensführung zu beobachten. Das Ergebnis sind die gefürchteten und oft beschrieben langjährigen Einführungsprojekte, deren Aufwände und Kosten in keinem Verhältnis zu ihrem Nutzen stehen.

Aufgrund dieser Gefahren sollte ein mehrstufiges, systematisches Projekt bei der Einführung eines neuen IT-Systems erfolgen. Die herstellerneutrale Beratung durch das AIP-Institut bietet folgende Vorteile:

• Nutzung des technischen Know-how, der langjährigen Erfahrungen sowie der fundierten Marktkenntnisse der AIP-Spezialisten.
• Moderation des Einführungsprojektes durch einen unabhängigen Berater.
• Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit durch beschleunigte Einführung von neuen Informationstechnologien.
• Vermeidung von Fehlentscheidungen mit ihren oft schwerwiegenden wirtschaftlichen Folgen.

Foto: Hilde Vanstraelen