Projektmanagement komplexer IT-Projekte

Problematik der Auswahl und Einführung komplexer IT-Systeme

Unternehmen, die den vielfältigen Anforderungen der Kunden und der Lieferanten gerecht werden wollen, benötigen in immer größerem Umfang eine Softwareunterstützung. Der Wunsch nach einer integrierten Softwarelandschaft führt zu immer komplexerer werdenden IT-Strategien in den Unternehmen.

Doch die Auswahl und Einführung einer passenden IT-Landschaft für ein Unternehmen der metall- oder kunststoffverarbeitenden Industrie ist schwierig. Gegenwärtig sind alleine am deutschsprachigen Markt schon circa 200 Systemanbieter mit unterschiedlichem Modulumfang zu finden. Des Weiteren bedarf es eines effizienten Projektmanagements, um die Implementierung des Systems in den laufenden Geschäftsalltag zu integrieren. Der Mittelstand sollte sich externer Dienstleister sowohl für die Auswahl als auch für die Einführung des ERP-Systems bedienen, da oftmals eigenes Personal für ein effizientes Projektmanagement nicht zur Verfügung steht. Anderenfalls besteht die Gefahr, dass das IT-Projekt scheitert oder zu Gunsten einer unbefriedigenden unpassenden oder gar unzureichenden IT-Lösung kurzfristig beendet wird.

Typische Fehler des Projektmanagements komplexer IT-Projekte sind

• fehlendes Projektmanagement,
• zu hohe Systemkomplexität,
• zu hohe Erwartungen an Standards,
• zu geringe Schulung der Anwender,
• fehlendes Austesten der Abläufe,
• Festhalten an ineffizienten Prozessen,
• fehlende Optimierung der Prozesse.

Projektmanagement legt das Modulspektrum von ERP-Systemen und -Anbietern fest

Um das richtige System für ein produzierendes Unternehmen zu finden, müssen daher die eigenen Anforderungen klar und in einem zweckmäßigen Detaillierungsgrad definiert und den Leistungsprofilen der Systeme und Anbieter gegenübergestellt werden. Im Vorfeld ist daher entscheidend zu wissen, welchen Modulumfang die zukünftige IT-Landschaft mit Schwerpunkt ERP aufweisen soll. Die Bestimmung des Anforderungsprofils der zukünftigen Software wird durch nahezu alle Fachabteilungen definiert.

Projektmanagement dient der planvollen ERP-Systemauswahl

Für die Software-Auswahl und  Einführung hat sich die vom AIP entwickelte systematische Vorgehensweise bewährt, in der mehrere voneinander abgegrenzte, aber zugleich aufeinander aufbauende Phasen zu durchlaufen sind. Von übergeordneter Bedeutung für den Erfolg des Gesamtprojekts ist die Entwicklung des unternehmensspezifischen Anforderungsprofils. Dem Projektleiter obliegt es, die geforderte Funktionalität der zukünftigen IT-Lösung in einem zweckmäßigen Detaillierungsgrad in Form von standardisierten Merkmalsausprägungen vertragstauglich zu definieren.

Komplexität der Anfrage- und Angebotsbearbeitung

Die zu bearbeitenden Anfragen werden über verschiedene Schnittstellen in einem ERP-System zentral gespeichert und die zugehörigen Angebote vom Vertrieb generiert, geprüft und versendet. Um diese Funktionalität sicherzustellen, muss das Projektmanagement die funktionalen Anforderungen an das Vertriebsmodul der auszuwählenden IT-Lösung erarbeiten.

Beispielhafte Funktionen der Anfragebearbeitung/ Angebotserstellung sind:

• Verwaltung von Kunden- und Interessentenanfragen
• Angebotsverwaltung
• Angebotskalkulation
• Suchmöglichkeiten nach alten Angeboten
• Verwaltung von Textbausteinen für die Angebotserstellung
• Mehrsprachige Textbausteine für die Angebotserstellung, automatische Selektion nach personenbezogen hinterlegten Sprach- oder -Länderkennzeichen
• Angebotswiedervorlage durch ERP-System
• Einfache Erzeugung von Kundenaufträgen aus Angeboten
• Erfassung und Verwaltung von Auftragswahrscheinlichkeiten im Angebot

Die Geschäftsprozessanalyse zielt auf die Festlegung der Ablauforganisation für die zentralen Unternehmensprozesse wie z.B. Anfragebearbeitung und Angebotsbearbeitung. Ganz bewusst ist diese Teilphase vor der Systemauswahl angeordnet, damit die Sollprozesse zunächst unabhängig von konkreten ERP-Produkten definiert werden.

Projektmanagement als Basis einer erfolgreichen IT-Systemeinführung

Eine ERP-Einführung stellt ein abteilungsübergreifendes komplexes Projekt dar, das sorgfältig gesteuert werden muss. Dabei beeinflussen die folgenden Einflussgrößen den Erfolg maßgeblich: eine ausgewogene Projektorganisation (Macht- und Fachpromotoren), eine vorausschauende Terminplanung und -kontrolle, die Verfolgung der Aufgabendurchführung, die Budgetplanung und -kontrolle sowie nicht zuletzt eine neutrale Moderation durch Externe.

Ein effizientes Projektmanagement führt dazu, dass der Zufriedenheitsgrad aller Beteiligten hoch ist und die typischen Fehler einer ERP-Einführung vermieden werden wie z.B. die Fehlinterpretation des ERP-Standards, das Customizing von ineffizienten Geschäftsprozessen in die neue ERP-Lösung hinein, falsches Sparen – sowohl monetär als auch personell – bei der ERP-Einführung oder mangelnde Schulung der Anwender.

Fazit

Zurückkommend auf die hier vorliegende Gesamtaufgabe, nämlich die erfolgreiche IT-Systemauswahl und -Einführung, ist festzuhalten, dass durch die Definition der Soll-Geschäftsprozesse in Kombination mit den funktionalen und unternehmensspezifischen ERP-Anforderungen eine wertvolle Basis gelegt wird. Wenn System und Anbieter ausgewählt sind, ist es von entscheidender Bedeutung, die Prozesse diesem Software-Anbieter zu vermitteln und mit ihm gemeinsam durchzuarbeiten. Erfahrungsgemäß reicht eine reine Übergabe der Prozessdarstellungen an den Anbieter selbst bei vertraglicher Verankerung in der Regel nicht aus, um eine angemessene Berücksichtigung der modellierten Abläufe zu gewährleisten. Beachtet man die geschilderte Vorgehensweise, so ist die Voraussetzung für eine effiziente IT-Auswahl und -Einführung geschaffen.

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© Rainer Sturm / Pixelio [5]