E-Procurement

Elektronische Beschaffung

Häufig genug zeigt eine ABC-Analyse eindeutig ein großes Ungleichgewicht einzelner Klassen von Gütern und Beschaffungsartikeln. Vermutungen über die Auslastung einer Einkaufsabteilung mit der Beschaffung von C-Teilen werden durch solche Ergebnisse erhärtet.
Oft werden bereits erste Ansätze einer Problemlösung in Form von automatisierten Magazinlisten teilweise umgesetzt, sich daraus ergebenden Vorteile jedoch durch:

• Medienbrüche bei manueller Weiterverarbeitung der Daten,
• fehlende automatische Bestimmung von Meldebeständen,
• fehelnde Nutzung der systemgestützten Bestellmengenermittlung

mehr als aufgebraucht. Insgesamt wird also in Einkaufsabteilungen regelmäßig viel Arbeitszeit, durch viele manuelle Prozesse und teilweise schlechte Qualität von Stammdaten oder Beschaffungsanträgen für wenig produktive Tätigkeiten aufgewendet. Zudem führen viele Unsicherheiten von Bedarfsträgern über den Prozessablauf im Bestellwesen zu Problemen, die einer Klärung bedürfen.
Durch solche Probleme, die Prozessinkonsistenz und die Clusterung der Güter, Artikel und Materialien, ergibt sich ein insgesamt langer und kostenintensiver Beschaffungsprozess, der in seinem Ablauf durch zu viele manuelle Einzelschritte nicht beschleunigt wird.
Ein Schlüssel zur Senkung der Prozesskosten und der Kapazitätsauslastung im Einkauf, wie auch in anderen Fachabteilungen, liegt vor allem:

• in einer Verlagerung von Tätigkeiten,
• der Verkürzung von Wegezeiten,
• der Verkürzung von Bearbeitungszeiten.

Als effektive Lösung erweisen sich sog. Desktop-Procurement Systeme (DP-Systeme), schlicht auch "e-Procurement" genannt. Sie ermöglichen eine echte Verlagerung von operativen Tätigkeiten zugunsten des Einkaufs und beschleunigen den Prozessdurchlauf am deutlichsten. Als quantifizierbare Größe zur Bewertung von angestrebten Optimierungen eignet sich die Ermittlung von Prozesskosten, da sie eine verlässlichere Bewertung der Situation zu lassen und weit weniger spekualtiv sind als mögliche Senkungen von Bezugspreisen. Was nicht bedeuten soll, dass auch hier keine erzunehmenden Effekte im Zusammenhang mit der Bündelung von Bedarfen in Bestellungen bei reduzierter Lieferantenanzahl zu erwarten sind.
Nur mit der Verbindung von Geschäftprozessoptmierung, echter Automation und IT-Systemunterstützung lassen sich die vollen positven Effekte auf die Kostenstruktur erzielen.
Für strategische Erwägungen zu e-Tools und e-Procurement bleibt jedoch zu bedenken, dass nicht eine e-Strategy zielführend ist, sondern eine Strategie mit dem Wissen um die Anwendung und Einbindung von e-Tools den Erfolg bedingt.
 
Das Internet und Softwaresysteme sind Werkzeuge, nicht mehr und nicht weniger.